Método Crawford Slip

Introducción

La reunión para la detección de los riesgos es una parte muy importante para cualquier proyecto. Los proyectos son creados para tomar la ventaja de las oportunidades y con esas oportunidades viene la incertidumbre y el riesgo. La idea de la reunión de detección de riesgos le sirve al equipo del proyecto para identificar, categorizar, priorizar, mitigar o evitar estos riesgos de manera anticipada.

El equipo utiliza esta reunión para determinar la probabilidad e impacto de cada riesgo, determinar si el riesgo puede (o debe) ser  evitado haciendo cambios al proyecto, planear una respuesta apropiada, y catalogar los riesgos y respuestas en el registro de riesgos.

La reunión de identificación de riesgos debe de ser una reunión formal durante el proceso de planeación del proyecto. Es importante que el project manager envíe la invitación y agenda a todos los participantes con anticipación, con el propósito de darles tiempo a los invitados de revisar lo que será discutido y anotar los riesgos que identifiquen. Como mínimo el equipo que debería de estar en la reunión son:

• Project Manager
• Equipo de Proyecto
• Key Stakeholders
• Expertos en el área
• Sponsor del proyecto

La duración de la reunión es muy variable, pero unas 2 ó 3 horas es un tiempo razonable dependiendo del tamaño del proyecto.

Identificación de los riesgos

En el panorama ideal, antes de la reunión de detección de riesgos el project manager debió haber compilado una lista de riesgos de proyectos anteriores. Éstos serán revisados al inicio de la reunión con el propósito no solo de identificar riesgos en común, sino que también como una ayuda a los participantes para tener una mentalidad y visión de riesgos.

En el  método Crawford Slip a cada participante se le entregan varias fichas o post-it en donde escribirán sus riesgos. El project manager les dará alrededor de 10 minutos para que escriban todos los riesgos que puedan en las fichas (1 riesgo por ficha). Una vez finalizados los 10 minutos, el project manager les indica que se detengan.

Cada riesgo debe de estar planteado en formato de oración en donde se indique la causa del riesgo, el riesgo, y la afectación que tiene el riesgo en el proyecto. Por ejemplo:

• Causa: Dado que el equipo de implementación no está familiarizado con las metodologías de administración de proyectos de la empresa
• Riesgo: el tiempo requerido para implementar los procesos  en el Sistema de Administración de Proyectos de la organización tomarán más tiempo
• Afectación: causará un atraso en el cronograma

Categorización y Agrupación de Duplicados

La categorización facilita la identificación de riesgos duplicados y ayuda para identificar más riesgos. Después de transcurridos los 10 minutos el project manager le facilitará al equipo la categorización de los riesgos, una forma muy efectiva para esto es de pegar todas las categorías de los riesgos  en una pared. Seguidamente los participantes pegarán los riesgos en la pared debajo de cada categoría, en el caso de encontrar riesgos repetidos se pega uno encima del otro.

Seguidamente el project manager discute los riesgos identificados con los participantes. Conforme se encuentren riesgos nuevos, se escriben y se añaden en la pared.

Asignación de Probabilidad e Impacto a Cada Riesgo

En un espacio más grande en la pared, el project manager creará un área en donde se creará una especie de gráfico de riesgos en donde se muestra la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Para dicho fin se pegan fichas enumeradas de 1 a 10 en donde el eje vertical es para las probabilidades y el eje horizontal para el impacto.

Los participantes proceden a pegar los riesgos en la gráfica usando como parámetro de ubicación la combinación de probabilidad de ocurrencia versus impacto (sujeto al criterio de la persona dueño de ese riesgo). Una vez pegados todas las fichas en la gráfica el equipo procede a revisar en grupo la ubicación de cada riesgo y realizan los cambios respectivos de los mismos. Una vez finalizado el proceso de acomodo se escribe la probabilidad de ocurrencia en la esquina superior izquierda de la ficha y en la esquina superior derecha el impacto. Los riesgos con mayor impacto y probabilidad se separarán del resto para un análisis y planeación más a fondo.

Determinación de la Repuesta a los Riesgos

Para los riesgos que fueron identificados como de riesgo alto, los participantes determinarán las posibles fuentes de su ocurrencia o causas e identificarán las respuestas a proceder. Las respuestas pueden incluir: añadir el riesgo en el project plan y calendarizarlo, crear un fondo de emergencia para mitigar un incremento potencial en los costos, añadir recursos al proyecto, diseñar un plan de acción para evitar el riesgo, o aceptar el riesgo.

Después de la Reunión

Tras finalizada la reunión el project manager ingresará todos los riesgos, la puntuación de probabilidad-impacto, y las respuestas en el registro de riesgos (nótese que solo los riesgos con puntuación alta tienen respuestas). Los riesgos de mayor puntuación serán añadidos en el Project Management Plan. De igual forma serán calendarizados en el calendario del proyecto como una herramienta de control y monitoreo. La intención de esta práctica es de proveer visibilidad a los participantes de todos los riesgos con puntuación alta a lo largo del ciclo de vida del proyecto.